Çalışan ayrılır, geçmiş de gider
Posta kutusu kapanır. O müşteriyle yıllardır ne konuşulduğu, neyin neden böyle yapıldığı kurumda hiçbir yerde kalmaz.
Flozia — müşteri yazışmaları için talep yönetimi
Müşteri yazışmaları Outlook'ta kalmasın.
Flozia, müşterilerinizle yaptığınız e-posta yazışmalarını çalışanlarınızın gelen kutusundan çıkarır; her konuyu, içinde kendi e-posta zincirini taşıyan bir talebe dönüştürür. Yazışma Outlook'tan değil merkezî bir uygulamadan takip edilir, veri merkezde durur.
- Kurumsal hafıza kişilere değil kuruma ait olur
- Bir çalışanın ayrılması veri kaybına yol açmaz
- E-posta yazışmasına SLA uygulanır ve izlenir
- Veri istediğiniz kırılımda raporlanabilir
Sorun
Kurumsal hafıza, kişisel gelen kutularında duruyor.
Müşteriyle konuşulan her şey — verilen söz, kabul edilen istisna, uzlaşılan tarih — tek bir çalışanın posta kutusunda. Kurumun bildiği, o kişinin hatırladığı kadar.
Kimse kimin ne yazdığını göremez
İzindeki arkadaşın müşterisine dönecek kişi konuyu sıfırdan öğrenir; müşteri aynı şeyi ikinci kez anlatmak zorunda kalır.
E-postaya süre konulamaz
Gelen kutusunda "iki iş günü içinde dönülecek" diye bir kural yoktur. Gecikme, ancak müşteri arayınca fark edilir.
Hiçbir şey raporlanamaz
Kaç talep geldi, ne kadar sürede kapandı, hangi müşteri en çok neyi soruyor, kim ne kadar yük taşıyor — gelen kutusu bunların hiçbirini cevaplamaz.
Bugün: gelen kutusu
- Yazışma, onu yapan kişinin bilgisayarında
- Devir, "şu maili sana ilettim" demekten ibaret
- Geciken işi kimse görmez
- Yedek yok, arşiv kişiye bağlı
- Yönetim, sorup öğrendiği kadarını bilir
Flozia ile: merkezî talep
- Yazışma kurumun veritabanında, talebin içinde
- Devir tek tık: zincir ve geçmiş olduğu gibi gider
- SLA süresi dolmadan uyarı düşer
- Kalıcı kurumsal hafıza, aranabilir ve yedekli
- Her şey rapora dönüşür, Excel'e aktarılır
Nasıl çalışır
Müşteri hiçbir şeyi değiştirmez. Siz her şeyi görürsünüz.
Müşteriniz bugün yazdığı adrese yazmaya devam eder — yeni bir portal, yeni bir parola, yeni bir alışkanlık yok. Değişen, o e-postanın kurumun içinde nereye düştüğü.
-
E-posta gelir
Kurumsal posta kutunuz (Exchange/EWS veya Gmail) Flozia'ya bağlanır. Gelen her mesaj okunur; WhatsApp ve web formları da aynı akışa girer.
-
Talebe dönüşür
Mesaj ya yeni bir talep açar ya da mevcut talebin zincirine eklenir. Gönderen adresten müşteri eşleşir, konu ve numara otomatik oluşur.
-
Doğru kişiye düşer
Tanımladığınız iş akışı talebi ilgili gruba, müşteri yöneticisine ya da havuza yönlendirir; SLA saati o anda işlemeye başlar.
-
Yanıt zincirde kalır
Cevap Flozia üzerinden, doğru kurumsal adresten gider ve aynı talebin içinde kalır. Müşteri sıradan bir e-posta görür.
-
Kayıt kurumda kalır
Talep kapansa da zincir, iç notlar, dosyalar ve süreler durur. Yarın o müşteriye bakacak kişi geçmişin tamamını okur.
Ekranlar
Uygulamanın içi nasıl görünüyor?
Aşağıdaki görüntüler, örnek verilerle doldurulmuş gerçek bir Flozia kurulumundan alınmıştır.
Talepler
Ekibin ortak gelen kutusu, tablo olarak
Her satır bir müşteri konusu. Konunun hangi aşamada olduğu, kimde beklediği, hangi müşteriye ait olduğu ve en son ne zaman e-posta geldiği tek bakışta görünür.
- Durum ve öncelik rozetleri: yeni, işlemde, iç onayda, tamamlandı.
- Okunmamış e-posta işareti: hangi talepte müşteri cevap bekliyor.
- Sekmeler: tüm talepler, aktif taleplerim, etiketlendiklerim, havuz.
- Filtre ve Excel'e aktarım: istediğiniz kesit, doğrudan rapora.
Talep detayı
Talebin içinde, kendi e-posta zinciri
Listeden bir talebe tıkladığınızda sağdan açılan panelde o konunun bütün yazışması durur: müşteriden gelen (↓) ve ekibin gönderdiği (↑) e-postalar, aralarına düşülen iç notlarla birlikte, tek bir zaman çizgisinde.
- Dış iletişim: müşteriyle olan e-posta zincirinin tamamı.
- İç iletişim: müşteriye gitmeyen, ekip içi görüş ve etiketleme.
- Detay: durum, öncelik, atanan, müşteri, talep tipi, teklif bağlantısı.
- Dosyalar ve alt talepler: ekler ve başka ekibe düşen parçalar.
Kontrol paneli
Gelen kutusunun asla veremediği cevaplar
Yazışma veriye dönüşünce ölçülebilir hale gelir. Açık talep sayısı, durum dağılımı, SLA'sı aşılmış işler ve süresi dolmak üzere olanlar aynı ekranda.
- SLA risk listesi: hangi talepte ne kadar süre kaldı.
- Durum dağılımı: işin nerede biriktiği.
- Ekip çözüm süreleri ve kişi bazlı iş yükü dağılımı.
- Yönetici özeti: dönemsel rapor, e-posta ile otomatik gönderilir.
Yetenekler
Yazışmayı kayda, kaydı kurumsal hafızaya çeviren parçalar.
Tek merkezde e-posta
Exchange/EWS ve Gmail (IMAP/SMTP) kutuları bağlanır; WhatsApp ve web formu da aynı talep akışına girer. Yanıt her zaman doğru kurumsal adresten döner.
Kalıcı kurumsal hafıza
Veri kişinin bilgisayarında değil, kurumun veritabanında. Bir çalışan ayrıldığında posta kutusu kapanır ama müşteri geçmişi olduğu yerde kalır.
E-postaya SLA
İlk yanıt ve çözüm süreleri talep tipine, gruba ya da müşteriye göre tanımlanır. Süre yaklaşınca uyarı düşer, aşılırsa rapora yazılır.
İstediğiniz kırılımda raporlama
Talep, müşteri, ekip, kişi, talep tipi ve süre kırılımında; ekranda, Excel'e aktarımla ya da dönemsel olarak e-postayla gelen yönetici özetiyle.
Devir, izin ve yetki
Talep başka gruba ya da kişiye devredilse de kaynağı ve zinciri korunur. İzin devri, havuz, alt talep ve çapraz grup ataması yerleşik gelir.
Yapay zekâ taslak yazar, siz onaylarsınız
Gelen mesajı sınıflandırır, havuzu önceliklendirir, yanıt taslağı hazırlar. Kendi sağlayıcınız ve kendi anahtarınızla çalışır; gönderme kararı sizde kalır.
Kurulum
İki yol, aynı ürün.
Verinizin nerede duracağına siz karar verirsiniz; kullandığınız özellikler değişmez.
Bulut
- Dakikalar içinde kendi alt alan adınızda
- Çok kiracılı PostgreSQL, şema düzeyinde izolasyon
- Yedekleme ve güncelleme bizde
- Dosya depolama otomatik kurulur
Yerinde (on-prem)
- Tek kiracılı, kendi veri merkezinizde
- PostgreSQL, Oracle veya MS SQL Server
- LDAP/SAML ile kurum kimliği, SCIM ile kullanıcı eşitleme
- S3/MinIO depolama, ELK/Kafka/Graylog'a log aktarımı
Başlayalım
Yazışmalarınız bugünden itibaren kurumda kalsın.
Mevcut posta kutunuzu bağlayarak başlayabilirsiniz; geçmiş yazışmalarınızı taşımak için ayrı bir projeye gerek yok. İlk talebinizi birlikte açalım.